従業員の労働時間管理と36協定の必要性について

労働時間管理の重要性

従業員の労働時間を適切に管理することは、企業経営において極めて重要な課題です。日本の社会では長時間労働が問題視されてきた歴史があり、従業員の健康を守るためにも、企業は労働時間の管理を怠ることができません。過重労働による健康被害やメンタルヘルス不調は、個人だけでなく職場全体の生産性やモチベーション低下につながります。また、労働基準法など関連法令に違反した場合には、企業としての社会的信用やブランド価値も大きく損なわれるリスクがあります。従って、従業員一人ひとりの健全な働き方を実現し、企業のコンプライアンスを確保する上でも、正しい労働時間管理は不可欠です。特に36協定（サブロク協定）は残業や休日労働を適法に行うために必要不可欠な取り決めとなっており、これを軽視することは許されません。今後も変化し続ける社会環境や働き方改革への対応としても、企業と従業員双方が納得できる形での労働時間管理が求められています。

2. 日本の法定労働時間と現状

日本の従業員の労働時間管理を語る上で、まず押さえておきたいのが「労働基準法」による労働時間の規定です。日本の法定労働時間は、原則として1日8時間、1週40時間と定められています。ただし、業種や事業場の規模によって例外も存在します。

法定労働時間の基本

現代日本企業における一般的な労働時間の実態

多くの企業では、上記の法定労働時間を遵守していますが、実際には残業（時間外労働）が発生しているケースも少なくありません。特に繁忙期やプロジェクト納期直前などは、法定内に収まらない長時間労働となることが見受けられます。

日本企業に多い労働時間パターン（例）

実務で感じる課題と注意点

表面上は法定内であっても、サービス残業や持ち帰り仕事など「見えない労働」が存在することも事実です。また、長時間労働が慢性化すると従業員の健康被害やモチベーション低下につながりかねません。そのため、会社としては適切な管理体制を整え、「36協定」の必要性を理解し運用することが求められています。

3. 36協定とは何か

36協定（サブロク協定）とは、労働基準法第36条に基づき、企業と従業員の代表が締結する「時間外・休日労働に関する協定」です。日本では、原則として法定労働時間を超える残業や休日労働は認められていません。しかし、事業運営の実態からどうしても時間外労働が発生する場合、この36協定を労使で締結し、所轄の労働基準監督署に届け出ることで、法律の枠内で残業や休日出勤を行うことができます。

法的背景

労働基準法第36条は、「使用者は、労働者及びその代表と書面による協定を締結し、行政官庁に届け出た場合でなければ、法定労働時間を超えて労働させてはならない」と明記しています。つまり、36協定なしで残業させることは違法となり、罰則の対象にもなります。

36協定の内容

36協定では、時間外・休日労働の上限時間や、その具体的な運用方法について詳細に取り決めます。2020年4月以降、中小企業にも「時間外労働の上限規制」が適用されており、原則として月45時間・年360時間までという上限が設けられています。特別な事情がある場合でも厳しい上限が課されています。

企業が締結する必要性

企業にとって36協定を適切に締結・管理することは、法令順守（コンプライアンス）の観点だけでなく、従業員の健康保持や職場環境の健全化にもつながります。違反した場合には企業名公表など社会的信用を大きく失うリスクもあるため、経営者や人事担当者はこの重要性を正しく理解しなければなりません。

4. 36協定を締結しないリスク

法的リスクについて

企業が36協定を締結せずに従業員に法定労働時間を超えて労働させた場合、労働基準法違反となります。具体的には、労働基準監督署から是正勧告や指導を受けるだけでなく、悪質なケースでは企業や経営者が刑事罰（6か月以下の懲役または30万円以下の罰金）を科されることもあります。また、企業名が公表されるリスクもあるため、社会的信用を大きく失う恐れがあります。

企業への悪影響

36協定未締結の状態で長時間労働が発覚した場合、法的制裁だけでなく、次のような実務上のリスクも発生します。

従業員への悪影響

36協定がないまま長時間労働が続くと、従業員の健康障害（過労死・うつ病など）が増加しやすくなります。これは企業にとっても大きなリスクであり、最悪の場合は企業責任として損害賠償請求や訴訟に発展することがあります。さらに、職場環境の悪化により離職率が上昇し、人材流出によるノウハウ喪失・生産性低下につながります。

具体例：近年の事例

例えば、大手飲食チェーンで36協定未締結にも関わらず長時間労働を強いた結果、厚生労働省による是正勧告と共にマスコミ報道され、大幅な売上減少と人材流出に直面したケースがあります。このように36協定を軽視することは、取り返しのつかない損失につながる危険性があります。

5. 労働時間管理のポイントと実践方法

現場で押さえるべき労働時間管理の基本

従業員の労働時間を適切に管理することは、企業としての責任であり、36協定の遵守にも直結します。まずは「正確な出勤・退勤時刻の記録」が不可欠です。タイムカードやICカード打刻システム、パソコンのログイン・ログアウト履歴など、客観的なデータを活用しましょう。また、みなし残業やサービス残業が発生しないよう、日々の声掛けや定期的なミーティングも重要です。

おすすめの労働時間管理ツール

近年ではクラウド型勤怠管理システムが多く導入されています。例えば「KING OF TIME」や「ジョブカン」などは、日本の労務管理慣行に合った機能を持ち、中小企業から大企業まで幅広く利用されています。こうしたツールを使えば、リアルタイムで労働時間を可視化できるだけでなく、36協定超過アラートや自動集計機能も搭載されており、担当者の負担軽減にも繋がります。

紙ベース運用との違い

まだ紙の出勤簿を使っている場合は、転記ミスや集計漏れが起こりやすくなります。そのため、可能な限りデジタル化を進めることが推奨されます。どうしても紙運用が必要な場合でも、「週次で上司がチェック」「月末に総務部門が再確認」といったダブルチェック体制を整えることでミスを減らせます。

日々の運用例と現場改善

例えば、毎日の終業時刻前に「あと10分で終業ですが作業は大丈夫ですか？」と声かけをする運用があります。これはサービス残業防止だけでなく、従業員自身が自分の働き方を見直すきっかけにもなります。また、長時間労働者には個別面談やヒアリングを実施し、その原因把握と対策立案を行うことも大切です。「このくらい大丈夫だろう」と放置せず、小さな異変でも早期対応する姿勢が現場では求められます。

まとめ：日々の積み重ねが信頼につながる

労働時間管理は一朝一夕では身につきません。地道な記録と確認、そして従業員一人ひとりへの気配りが肝心です。適切なツール導入と現場でできる小さな工夫を積み重ねることで、「うちの会社は安心して働ける」と言ってもらえる職場環境づくりに繋げていきましょう。

6. 従業員とのコミュニケーションと36協定

従業員への情報共有の重要性

36協定や労働時間管理については、経営者や管理職だけが理解していれば十分というわけではありません。現場で働く従業員一人ひとりがその目的や必要性を理解することが、効果的な労働時間管理につながります。まずは36協定の内容や守るべきルールについて、分かりやすく丁寧に説明することが大切です。

オープンな対話の場を設ける

会社側から一方的に説明するだけではなく、従業員からも疑問や意見を自由に発信できる雰囲気づくりが重要です。定期的にミーティングや説明会を開催し、現場の声に耳を傾けましょう。例えば、「残業時間が多い理由」「労働時間短縮に向けたアイデア」など、実際の業務で感じている課題や提案を集めることで、より実効性の高い取り組みにつながります。

協力を得るためのポイント

従業員に協力を求める際には、「会社のため」だけではなく、「自分自身の健康やワークライフバランスを守るため」という視点も伝えることが肝心です。また、取り組みに参加した従業員には感謝の気持ちをしっかり伝えたり、小さな成果でも評価することで、モチベーション維持につながります。

まとめ

36協定と労働時間管理は、従業員と会社双方にとって大切なものです。だからこそ、日頃からオープンなコミュニケーションを心掛け、お互いに信頼関係を築くことが成功への近道と言えるでしょう。